Para wakil kepala daerah dari seluruh Indonesia, termasuk gubernur, wali kota, dan bupati, tiba di Kompleks Rindam IV/Diponegoro, Magelang, Jawa Tengah, Kamis, 27 Februari 2025. Kedatangan mereka untuk menjalani proses registrasi sebelum melanjutkan perjalanan menuju lokasi retret dan pembekalan di Akademi Militer (Akmil) Magelang. Peserta retret kemudian berangkat menuju Akmil Magelang menggunakan bus guna mendapatkan paparan dan pengarahan langsung dari Presiden RI Prabowo Subianto serta sejumlah menteri terkait. Salah satu peserta, Wakil Bupati Kulon Progo, Ambar Purwoko, menyatakan bahwa kegiatan retret dan pembekalan ini merupakan bagian dari panggilan pemerintah yang wajib diikuti oleh para pejabat publik. Ambar Purwoko mengatakan bahwa sebagai pejabat publik, mereka wajib mengikuti pembekalan ini karena merupakan bagian dari tanggung jawab dan tugas mereka dalam menjalankan pemerintahan. Kegiatan retret dan pembekalan ini akan berlangsung selama sepekan, diikuti oleh seluruh kepala daerah dan wakil kepala daerah dari berbagai wilayah di Indonesia. Selama kegiatan ini, para peserta akan diberikan materi strategis terkait kepemimpinan, tata kelola pemerintahan, serta kebijakan nasional. Setelah seluruh rangkaian acara selesai, pada Jumat, 28 Februari 2025, para kepala daerah dan wakilnya dijadwalkan kembali ke daerah masing-masing untuk melanjutkan tugas pemerintahan di wilayahnya. Gubernur Koster juga menegaskan bahwa semua kepala daerah di Bali dari PDIP akan ikut dalam retret gelombang kedua, sebagai bentuk kedisiplinan dan komitmen terhadap penguatan kepemimpinan daerah.
